外注を頼むときに気を付ける３つのこと

はじめに

ビジネスをしていると、日々の仕事に覆われる中で、一度は業務の効率化を考えたことがあると思います。

品質を維持したまま、時間を節約できたら…

事業主であれば、誰でもそう思うでしょう。

そこで、今回は、仕事の効率化を考える上で外せない外注について、依頼するときに気を付ける3つのことをお話ししたいと思います。

外注のメリット

　外注をお願いするにはお金がかかります。そのため、忙しいけれど、仕事を外注するとなると踏み切れない、という人もたくさんいます。
　けれども、外注はうまく使うことで、あなたのビジネスのムダを解消し、効率良く業績を伸ばすための大きな力となります。
　ここでは、仕事を外注することで得られる代は陽的な3つメリットを見てましょう。

専門知識と経験の活用

　外注先には、その業務に特化した専門知識と豊富な経験があります。特にビジネスで最も重要であり、本やセミナーでは教えてくれない、経験から得たノウハウを専門家は持っています。
　外注を頼むことで、それらの高度に専門的なノウハウを活用することができるようになります。

コスト削減

　外注先に業務を委託することで、その業務を担当する社員を雇用したり育成したりするコストや、ツールやソフトウェアを取りそろえるコストなどを削減することができます。

業務効率の向上

　外注先に業務を委託することで、本業に集中できるようになります。これにより、売上獲得のために使える時間と労力が増えるため、業績アップを期待することができます。

外注を頼むときに気を付けること

　実際に外注を頼むときに気を付けることは次の3つです。

時間は短縮するか

　仕事を外注するかどうかを考える際に重要なポイントの一つ目は、時間が短縮できるかどうかです。

　外注を頼もうと思ったら、最初にすることは、外注を考えている仕事に、今現在、どのくらい時間を使っているのかを計測することです。

　それが終わったら、外注を依頼するときに、準備や打合せでどのくらいの時間がかかるかも予測しておきましょう。

　この今現在、仕事にかかっている時間と、外注先へ依頼するための準備の時間の差が、実際に外注を依頼したときに、削減される作業時間になります。

　例えば、会計ソフトへの入力を外注する場合を考えてみましょう。

　会計ソフトへの入力にかかる時間が年間48時間

（売上規模が1,000万円以下、年間の取引数が1,000件程度、作業担当者が会計ソフトへの入力が慣れている場合で、年間約48時間の入力時間がかかると言われています）

外注先に依頼するために資料を整理したり、外注先と打合せをしたりするために3時間かかるとすると、会計ソフトへの入力を外注することで短縮できる時間は次のようになります。

今現在、会計ソフトへの入力に使っている時間　48時間　ー　資料の準備や打合せの時間　3時間　＝　外注することで短縮できる時間　45時間

　外注することで年間45時間、8時間労働の場合は約5.6日の時間を削減できる予測となります。仮に外注を頼むことで、この削減できる時間が少ないのであれば、外注する仕事や外注先を見直す必要があるでしょう。

品質は向上するか

　仕事を外注するかどうかを考える際に重要なポイントの二つ目は、品質が向上するかどうかです。

　仕事を外注した場合、自社の基準に沿った仕事をしてくれることは大前提です。その上で、専門的な知識やスキルよって品質の向上に貢献してくれるのであれば、仕事を外注する効果があるでしょう。

　例えば会計ソフトの入力を外注する場合を考えてみましょう。

　会計ソフトへの入力を外注で依頼したとき、会計資料通りの正しいデータを作成してくれることは大前提です。

　その上で、手間がない資料の取り揃え方を教えてくれたり、自分のビジネスに活用できるように会計ソフトから出てくる資料を加工してくれたりするなら、仕事を外注する前より仕事の質は向上したといって良いでしょう。

費用は予算内か

　外注するかどうかを考える際の需要なポイントの最後は、依頼する金額が予算内であるかどうかです。

　特に給料計算や請求書の作成、会計データの作成、タスク管理など、バックオフィスの仕事は、継続的に依頼することが前提となります。

　そのため、時間が短縮したり、品質が向上したりするからといって、高額な金額で外注を依頼してしまうと、ビジネスで大事な資金が足りなくなってしまうことにもなりかねません。

　もし、予算内では外注したい仕事すべてをお願いできない場合は、仕事の一部を切り出して外注できないかを業者と交渉してみましょう。

　もし、自分でどの仕事を外注したら良いかの判断がつかない場合は、業務の洗い出しをして、外注に向く仕事と向かない仕事を整理してくるコンサルタントサービスもあるので、そういったサービスを利用するのも良いでしょう。

おわりに

　このように仕事を外注することで、品質を高めながら、本業に使う時間を増やしたり、人件費やツールにかかる費用を節約できるようになります。外注とは、限られた資源を最大限に活用し、成長に向けた一歩を踏み出すための重要な手段なのです。

　ぜひ、外注先の検討を慎重に行い、自らの成長につなげていただければと思います。